INLEIDING

Een vrijwilliger is degene die in enig organisatorisch verband onverplicht onbetaalde werkzaamheden verricht voor anderen en/of de samenleving, waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend. Vrijwilligersbeleid is personeelsbeleid voor vrijwilligers. Het regelt allerlei zaken, stelt voorwaarden, legt afspraken vast en benoemt de middelen die worden ingezet. Hierdoor kunnen vrijwilligers tot hun recht komen en kunnen zij hun eigen doelen nastreven terwijl ook de doelstellingen van de organisatie worden gerealiseerd. Vrijwilligers nemen binnen de organisatie een belangrijke plaats in. Binnen de organisatie zijn vrijwilligers actief. Hun aantal wisselt. De duur en de mate van hun inzet kan verschillend zijn. Het wenselijk dat een nota Vrijwilligersbeleid de basis gaat vormen voor het te voeren vrijwilligersbeleid.

Visie werken met vrijwilligers.

Vrijwilligerswerk is een onmisbaar element in onze samenleving en van groot individueel, maatschappelijk en economisch belang: zonder vrijwilligerswerk vertoont de samenleving geen sociaal gezicht. Vrijwilligerswerk biedt mensen de mogelijkheid blijk te geven van hun solidariteit en betrokkenheid bij andere mensen of de samenleving als geheel, waardoor deze minder kil en zakelijk is. Vrijwilligerswerk biedt mensen de mogelijkheid om te participeren, een mogelijkheid om erbij te horen in de samenleving. Vrijwilligers leveren grote bijdragen aan allerlei sociale processen. Het vrijwilligerswerk heeft daarnaast een expliciete signalerende functie en vormt de bron van veel initiatieven en voorzieningen, van emancipatieprocessen, van ontwikkeling van de samenleving, van de oplossing van maatschappelijke problemen en knelpunten.

Slicks is een zelfstandige stichting, die mede gedragen wordt door vrijwilligers. Wij voeren  activiteiten en dienstverlening op maatschappelijk en sociaal niveau in Amsterdam. Een vaste werkplaats/kantoor/kenniscentrum/inloophuis moet nog gerealiseerd worden.

Werving en selectie van vrijwilligers De organisatie wil aantrekkelijk zijn voor vrijwilligers. Om kwaliteit te kunnen bieden is zij naast ervaringswerkers afhankelijk van vrijwilligers. Wij moeten over voldoende vrijwilligers kunnen beschikken. Tevens moeten deze vrijwilligers voldoende gekwalificeerd zijn om hun taken aan te kunnen.

Slicks wil haar vrijwilligers op 2 manieren krijgen.

1 via netwerken van vrijwilligers en ervaringsdeskundigen

2 mensen, die uit eigen initiatief vrijwilligerswerk willen doen bij Slicks

Aan de binnenkomst van een vrijwilliger kan een wervings- en selectieprocedure vooraf gaan.

1.1 Selectie van vrijwilligers: Toepassing van selectiecriteria Ten aanzien van vrijwilligers kunnen bepaalde eisen worden gesteld. De kwaliteit van vrijwilligers wordt in belangrijke mate bepaald door de opvattingen die de vrijwilliger zelf heeft over de vorm, inhoud van zijn taak binnen het organisatie-onderdeel waarin de vrijwilliger actief wil zijn. Hiernaast spelen kennis, ervaring en vaardigheden een rol. Daarnaast kunnen andere eisen worden gesteld, bijvoorbeeld ten aanzien van affiniteit met de organisatie en de te leveren tijdsinvestering.

1.2 Informatie aan de vrijwilliger / Vrijwilligerswijzer

Wanneer een vrijwilliger zich – spontaan, of naar aanleiding van wervingsactiviteiten – aanmeldt, vindt een kennismaking plaats. De kandidaat-vrijwilliger krijgt tijdens het kennismakingsgesprek informatie over Slicks en over het werken als vrijwilliger in een bepaald organisatieonderdeel. Het bestuur van Slicks is voornemens daarvoor een vrijwilligerswijzer samen te stellen, zodat de kandidaat-vrijwilliger de informatie schriftelijk kan ontvangen. De Vrijwilligerswijzer zal informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij de organisatie bevatten. Men kan hierin de volgende dingen terugvinden:  de doelstelling en activiteiten van stichting Slicks en onze visie op het vrijwilligerswerk. De structuur van de organisatie  de werkwijze en sfeer  beschrijving van de verschillende organisatie-onderdelen  de taken van de vrijwilligers in deze werkgroepen en de verwachtingen ten aanzien van de vrijwilligers

Wat kan de vrijwilliger verwachten  begeleiding en deskundigheidsbevordering,  rechten, plichten, aansprakelijkheid, verzekeringen en afspraken  waardering van vrijwilligers

1.3 Het kennismakingsgesprek (intakegesprek) Met de verstrekte informatie over de activiteiten kan de vrijwilliger zich een beeld vormen over het werk. Tijdens het kennismakingsgesprek, dat met de vrijwilligerscoördinator en/of de betreffende begeleider wordt gevoerd, komen tenminste de volgende onderwerpen aan de orde:  de wijze waarop de kandidaat de informatie heeft verkregen over de vrijwilligersvacature  de doelstelling van de organisatie en de functie waarvoor bij de kandidaat belangstelling bestaat  de opvattingen over het vrijwilligerswerk  de taken die gewoonlijk door de vrijwilligers worden uitgevoerd  de specifieke taken van de betrokken kandidaat  wensen van de kandidaat-vrijwilliger  de verwachtingen die we van de vrijwilliger hebben  de gevraagde tijdsinvestering en mogelijke werktijden  de verantwoordelijkheden van de vrijwilliger;  de werkwijze en sfeer  wat de vrijwilliger kan verwachten of wat hem wordt geboden: immaterieel (b.v. begeleiding, informatie, inspraak en rechtspositie) en materieel (vergoedingen/verzekeringen) –

Aannemen of afwijzen

Na een periode van werkzaamheden wordt aan beide zijden bekeken of de vrijwilliger zich prettig voelt binnen de organisatie. Het is denkbaar dat een vrijwilliger wordt afgewezen voor de functie die deze aanvankelijk ambieerde, maar dat er wel mogelijkheden zijn de betrokkene een andere functie aan te bieden. In dergelijke situaties beslist uiteraard de vrijwilliger zelf of hij dit alternatief wil aanvaarden.

Wanneer een vrijwilliger wordt afgewezen, wordt deze daarvan persoonlijk in kennis gesteld. De coördinator draagt hiervoor zorg en informeert de kandidaat over de motieven en overwegingen die tot het besluit van de afwijzing hebben geleid. Ook kan een kandidaat-vrijwilliger tijdens of na een periode van werkzaamheden zelf tot de conclusie komen om toch geen vrijwilligerswerk bij die organisatie te willen doen. In die gevallen draagt de coördinator zorg voor de afronding van het contact. Hij noteert in ieder de geval de motieven voor de beslissing.

Introductie van nieuwe vrijwilligers

Na de werving en selectie wordt een nieuwe vrijwilliger geïntroduceerd bij de betreffende werkgroep. Elke nieuwe vrijwilliger begint met een introductie- ofwel inwerkperiode. Hierna wordt in overleg besloten of de samenwerking definitief, tijdelijk of voor onbepaalde tijd wordt aangegaan. Deze beslissing moet zowel de nieuwe vrijwilliger als de organisatie maken.

De introductie heeft “een wederzijdse kennismaking” tot doel. De nieuwe vrijwilliger krijgt ruimschoots de gelegenheid om te wennen aan de nieuwe werkplek, de werkzaamheden, de coördinator van de werkgroep, aan de reeds werkzame vrijwilligers en de deelnemers van de activiteit. Een goed verlopende introductie moet de basis vormen voor een goede werksfeer en een goede verstandhouding tussen de vrijwilligers en de organisatie.

Introductieprogramma Het introductieprogramma vormt de leidraad van de introductie, die in principe door elke vrijwilliger wordt doorlopen. Het introductieprogramma omvat:  Kennismaking met de organisatie Elke nieuwe vrijwilliger wordt wegwijs gemaakt binnen de organisatie. De vrijwilliger krijgt informatie over de doelstelling(en), over de organisatie (onderdelen), de doelgroepen en over de werkwijze.  Kennismaking met collega-vrijwilligers Uiteraard moeten nieuwe vrijwilligers de mensen leren kennen met wie ze gaan samenwerken. De vrijwilligerscoördinator / begeleider draagt zorg voor de eerste kennismaking met de reeds werkzame vrijwilligers van de betreffende werkgroep.

Kennismaking met het werk De vrijwilliger wordt geïnformeerd over de werkzaamheden. De coördinator of collega vrijwilligers geven informatie over nodige (dagelijks) terugkerende zaken, zoals het gebruik van middelen, apparatuur, materialen, het gebruik van de ruimte, het sleutelbeheer en andere nodige huishoudelijke zaken. Zo nodig wordt de vrijwilliger geïntroduceerd bij derden waarmee contact is. Tijdens de kennismakingsperiode zal aanvankelijk meestal een collega-vrijwilliger meelopen om zo de nieuwe vrijwilliger vertrouwd te maken met het werk. In een dergelijke situatie begeleidt de vrijwilligerscoördinator op afstand. Hij is wel te allen tijde te consulteren dan wel in te schakelen.

Afsluiting introductie De introductieperiode wordt op enig moment afgesloten met een gesprek tussen de kandidaat-vrijwilliger en de vrijwilligerscoördinator/begeleider. Het gesprek wordt gevoerd aan de hand van de onderdelen van het introductieprogramma, waarbij zowel de vrijwilliger als de vrijwilligerscoördinator/begeleider hun ervaringen en indrukken bespreken.

3 Begeleiden van vrijwilligers

3.1 Begeleiding van vrijwilligers en voortgangsgesprek De begeleiding van vrijwilligers kan taakgericht en/of persoonsgericht plaatsvinden.

De taakgerichte of werkinhoudelijke begeleiding kan zich toespitsen op bevordering van de deskundigheid van de vrijwilligers. Deze taakgerichte deskundigheidsbevordering kan afhankelijk van het onderwerp, individueel of in groepsverband georganiseerd worden. De organisatie biedt deze coaching aan aan de vrijwilligers voor wie het relevant is. Deze begeleiding wordt op verzoek van vrijwilligers dan wel op initiatief van het bestuur aangeboden. Toegesneden op de situatie en de behoefte wordt een programma en een planning van instructie, cursussen en/of themabijeenkomsten voor deskundigheidsbevordering opgesteld. Het onderwerp of thema bepaalt mede de vorm hoe de deskundigheidsbevordering georganiseerd wordt: b.v. individueel, in groepsverband, themabijeenkomst, cursus of cyclus, externe scholing, training, enzovoorts en wie met de uitvoering belast is of wie daarbij betrokken moet worden. Externe deskundigen kunnen hiervoor worden ingeschakeld.

De persoonsgerichte begeleiding spitst zich toe op het persoonlijk functioneren van de vrijwilliger in het vrijwilligerswerk. De aanleiding tot deze begeleiding is meestal een persoonsgebonden reden waardoor de begeleiding vaak individueel plaats vindt. Als er aanleiding voor is van de kant van de vrijwilliger of van de vrijwilligerscoördinator c.q. het bestuur wordt er een gesprek geïnitieerd, waarin de verwachtingen kunnen worden besproken.

Onder deskundigheidsbevordering wordt de taakgerichte en persoonsgerichte begeleiding van vrijwilligers verstaan. Deze heeft tot doel om de kennis, vaardigheden of motivatie van vrijwilligers te vergroten. Hierdoor wordt de kwaliteit van het werk van de vrijwilligers verhoogd en daarmee de kwaliteit van de activiteiten van de organisatie. De deskundigheidsbevordering kan plaatsvinden op verzoek van de betrokken vrijwilliger(s), dan wel op initiatief van de organisatie. Deskundigheidsbevordering wordt te allen tijde eerst door het bestuur goedgekeurd. Overigens begeleiden de vrijwilligers vaak elkaar en leren door samen te werken van elkaar. Het bestuur draagt zorg dat de wettelijk verplichte deskundigheid aanwezig is tijdens activiteiten. De deskundigheidsbevordering kan in sommige situaties voor de vrijwilligers groepsgewijs worden georganiseerd, maar het is niet altijd haalbaar en wenselijk om voor alle vrijwilligers een collectief en uniform taak- en persoonsgericht begeleidingstraject uit te stippelen en vast te leggen. De inhoud en intensiteit van de deskundigheidsbevordering kan uiteenlopen. Deze worden immers bepaald door factoren die per vrijwilliger verschillen. De aanwezige kennis, houding, vaardigheden en de levenservaring alsmede de (ervaren) moeilijkheidsgraad van het werk, kunnen per vrijwilliger sterk uiteenlopen. In beginsel wordt elke vrijwilliger in de gelegenheid gesteld dan wel gestimuleerd om deel te nemen aan instructie, training of scholing. Dit omdat deelname aan deskundigheidsbevordering niet altijd verplicht opgelegd kan worden en niet voor elke vrijwilliger noodzakelijk of wenselijk is. De deskundigheidsbevordering moet aansluiten op de wensen en behoeften van de vrijwilligers. Ondermeer op basis van de registratie, rapportages, evaluaties en individuele of groepsgewijze begeleidingsgesprekken met de vrijwilligers kan inzicht verkregen worden in de behoefte die er bestaat aan vergroting van de kennis en vaardigheden van de vrijwilligers. De evaluatie van een eerder georganiseerde deskundigheidsbevordering kan aanwijzingen opleveren voor nieuwe thema’s. Daarnaast kunnen nieuwe ontwikkelingen of nieuwe inzichten met betrekking tot de inhoud of voorwaarden van het werk de behoefte aan deskundigheidsbevordering doen ontstaan. Mocht blijken dat een vrijwilliger na een periode van deskundigheidsbevordering niet beschikt over de vereiste vaardigheden, zal dat de vrijwilliger binnen een gesprek kenbaar worden gemaakt. Dan kan worden besloten om het vrijwilligers verband te beëindigen.

Om de betrokkenheid bij Slicks en het werk te vergroten en om waardering voor het vrijwilligerswerk te laten blijken wordt er een attentiebeleid gevoerd.  Speciaal voor de vrijwilligers is er een jaarlijks feest. Een informele bijeenkomst voor alle vrijwilligers. De vrijwilligers ontvangen daarvoor een uitnodiging.

Op of rond 7 december, ontvangen de vrijwilligers een persoonlijk (schriftelijk) bedankje en/of een attentie.  De lijst met attenties wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld.

Het exit-gesprek De samenwerkingsrelatie tussen de organisatie en een vrijwilliger kan om diverse redenen beëindigd worden, zowel door de organisatie als door de vrijwilliger. Wanneer het initiatief daartoe bij de organisatie ligt, dient dit goed beargumenteerd en indien mogelijk gedocumenteerd te geschieden.

Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de relatie te verbreken, is het voor de organisatie van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Mochten er, hoe dan ook, fouten zijn gemaakt of misverstanden zijn ontstaan, dan is het zaak om dit zo mogelijk recht te zetten en/of herhaling daarvan te voorkomen. Om helderheid te scheppen over de vertrekredenen wordt een exit-gesprek met de (om welke reden dan ook) vertrekkende vrijwilliger gevoerd. Het bestuur, dan wel de vrijwilligerscoördinator neemt het initiatief tot het exit-gesprek en bereidt het gesprek voor door voor zichzelf schriftelijk de gesprekspunten die tenminste aan de orde moeten komen vast te leggen. Dezelfde zorgvuldigheid die betracht is bij het aannemen van de vrijwilliger dient ook bij het vertrek in acht te worden genomen.

De rechtspositie van vrijwilligers Onder de rechtspositie van vrijwilligers worden de rechten en plichten verstaan waartoe de vrijwilliger en de organisatie zich jegens elkaar verbonden hebben.

4.1 Registratie persoonlijke gegevens De organisatie moet kennis hebben van enige persoonlijke gegevens van de vrijwilligers. De vrijwilligerscoördinator houdt dit bij. Voorts wordt van elke vrijwilliger geregistreerd wanneer deze is gestart, de datum waarop de samenwerking formeel wordt aangegaan en het moment waarop deze wordt beëindigd. De regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van betrokkenen worden hierbij in acht genomen.

4.2 Inspraak en medezeggenschap Vrijwilligers hebben het recht tot inspraak in het beleid. De vrijwilligers worden betrokken bij het werkoverleg en krijgen stelselmatig feedback op hun inzet. Ze worden betrokken bij (belangrijke) beslissingen die gevolgen hebben voor hun werkzaamheden. De vrijwilligers participeren in de informatievoorziening.

4.3 Informatievoorziening Vrijwilligers hebben recht op de functionele informatie die nodig is om hun taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Daarnaast dienen ze te worden geïnformeerd over wat er binnen de organisatie gebeurt. Drie keer per jaar wordt er een algemene vergadering gehouden met alle werkgroepen. Twee keer per jaar wordt er met de werkgroepen apart gesproken. Deze bijeenkomsten worden gebruikt om goede afstemming te houden met het bestuur. Tevens staat alle relevante informatie op www.slicks.info

Vergoedingen Het kan zijn dat vrijwilligers onkosten moeten maken om hun werk te kunnen doen. In principe zijn organisaties niet verplicht om gemaakte onkosten te vergoeden. Een vrijwilliger is immers niet in een privaatrechtelijke dienstbetrekking werkzaam. Maar toch gebeurt dat meestal wel. De organisatie maakt met de vrijwilligers daarover afspraken. Slicks kent slechts onkostenvergoedingen op declaratiebasis. Hieronder wordt verstaan: alle onkosten die een vrijwilliger moet maken om het werk te kunnen doen. Onkosten zoals hier bedoeld, zijn bijvoorbeeld: telefoonkosten, reis- en verblijfkosten, materiaalkosten, vergaderkosten. Na overleg met de vrijwilligerscoördinator vergoedt de organisatie in principe alle door de vrijwilligers gemaakte onkosten. Vergoeding van de gemaakte onkosten vindt plaats op declaratiebasis. Bij het declareren van gemaakte onkosten dienen nota’s, rekeningen, kassabonnen of andere betaalbewijzen te worden overlegd. De vrijwilliger kan slechts in aanmerking komen voor onkostenvergoeding, nadat het bestuur hem/haar daartoe toestemming heeft verleend.

4.5 Verzekeringen Vrijwilligers lopen risico’s tijdens hun werkzaamheden. Zij kunnen schade aanrichten of zelf een ongeluk of ongeval krijgen. De organisatie kan aansprakelijk worden gesteld, hetgeen grote (financiële) gevolgen kan hebben. Daarom worden verzekeringen afgesloten om de organisatie en de vrijwilligers in te dekken tegen mogelijke gevolgen van schade en ongevallen, zoals een aansprakelijkheidsverzekering en een (collectieve) ongevallenverzekering. Deze collectieve verzekering moet nog afgesloten worden voor alle vrijwilligers. Elke vrijwilliger wordt – tenminste door middel van de Vrijwilligerswijzer ( deze is nog in ontwikkeling) – erop geattendeerd dat de organisatie niet aansprakelijk kan worden gesteld voor de gevolgen van schade of ongeval, anders dan vastgelegd en bedoeld in de voorwaarden van verzekeringen die ten behoeve van de vrijwilligers zijn afgesloten. Het bestuur of de vrijwilligerscoördinator is het aanspreekpunt voor vrijwilligers aangaande verzekeringskwesties. De collectieve verzekering wordt pas aangesproken, indien de eigen verzekering hierin niet voorziet. Binnen de collectieve verzekering zijn de volgende verzekeringen opgenomen:  aansprakelijkheidsverzekering voor rechtspersonen  aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers  ongevallen- en persoonlijke eigendommenverzekering  bestuursaansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers  verkeersaansprakelijkheidsverzekering voor rechtspersonen  rechtsbijstandverzekering voor vrijwilligers

4.6 Vrijwilligerswerk met een uitkering Voor mensen die een sociale uitkering ontvangen is het van belang om te weten of door het vrijwilligerswerk hun uitkering gevaar loopt. Vrijwilligerswerk moet aan bepaalde normen voldoen wil het acceptabel zijn voor de uitkerende instanties.

4.7 Conflicten en geschillen. Wanneer zich geschillen of conflicten voordoen tussen vrijwilligers onderling of tussen vrijwilligers en de organisatie, moet door middel van overleg een oplossing worden gevonden. In eerste instantie zal er binnen de eigen werkgroep naar een oplossing worden gezocht. Als er na gesprekken onderling geen oplossing gevonden wordt, kan de werkgroep het bestuur inschakelen. Het bestuur zal dan de functie van mediator vervullen.